W chaosie informacyjnym czasem trudno doszukać się sedna. Wciąż zdarza się, że dobre praktyki w tworzeniu dostępnych dokumentów bierze się za obowiązek, mit za dobrą praktykę, a obowiązkowe rzeczy są źle rozumiane. Dlatego przygotowałem ten tekst wskazujący, ja tworzyć dostępne dokumenty w edytorze tekstu w podziale na elementy obowiązkowe i dobre praktyki.

Założenia wstępne

Aby tekst nie stał się kolekcją warunków, wyłączeń i zastrzeżeń, to przyjmuję założenia początkowe, pasujące do przeważającej większości dokumentów wytwarzanych w urzędach. Założenia są następujące:

  1. Dokument nie zawiera filmów, animacji, nagrań dźwiękowych i innych tego typu elementów multimedialnych.
  2. Dokument powstaje w standardowy sposób, czyli w edytorze, a nie jest generowany z oprogramowania. Jeżeli jednak taki wygenerowany plik obrabiasz potem w edytorze, to już się nim zajmiemy.
  3. Dokument nie zawiera specjalnych kontrolek, na przykład kontrolek formularzy, obiektów osadzanych dynamicznie, skryptów itp.

Elementy obowiązkowe

  1. Wszystkie elementy graficzne posiadają alternatywę tekstową lub są oznaczone jako elementy dekoracyjne. Alternatywa musi być wystarczająca do przekazania informacji znajdującej się na grafice. Jeżeli taka informacja jest w tekście głównym, to alternatywa powinna tylko identyfikować grafikę.
  2. Tabele w tekście powinny być tworzone za pomocą narzędzi wbudowanych w edytor. Jeżeli ma to sens i jest technicznie możliwe – oznacz wiersz i kolumnę nagłówkową, zawierające odpowiednio etykiety dla kolumn i wierszy.
  3. Stosuj style dla konkretnych elementów tekstu, w tym w szczególności list numerowanych i wypunktowanych, cytatów, wyróżnień i nagłówków.
  4. Kolejność odczytu tekstu powinna być jasna i zaprogramowana. Dotyczy to dokumentów wielokolumnowych, z ramkami itp. Dokumenty jedno kolumnowe są najbardziej bezpieczne.
  5. Unikaj w tekście odniesień opartych o informacje wzrokowe, na przykład „zaznaczone na czerwono”, „w prawym górnym rogu”, „oznaczone pogrubioną czcionką”.
  6. Istotne informacje mogą być oznaczone kolorem, ale muszą także w inny sposób, by informacja dotarła do osób, które nie widzą kolorów. Najlepiej stosować pogrubienie.
  7. Minimalny kontrast między tłem i tekstem wynosi przynajmniej 4,5:1. Tekst nie może być umieszczany na grafice. Tło powinno być gładkie. Minimalny kontrast dla elementów graficznych zawierających informacje (wykresy, diagramy, infografiki) musi wynosić przynajmniej 3:1.
  8. Nigdy nie używaj obrazów tekstu zamiast tekstu. W szczególności nie wolno wstawiać skanów dokumentów, graficznych tabel itp.
  9. Umieść tytuł dokumentu we właściwościach dokumentu. Nadaj plikowi nazwę opisującą jego zawartość.
  10. Jeżeli w dokumencie znajdują się śródtytuły, powinny być oznaczane stylami jako nagłówki odpowiedniego poziomu.
  11. Dodawaj do osadzonych elementów (tabele, grafiki) ich nazwy za pomocą narzędzia wstawiania podpisu.
  12. Zdefiniuj język główny dokumentu, najczęściej będzie to język polski. Jeżeli w dokumencie są dłuższe fragmenty w innych językach, zdefiniuj dla nich ten język.
  13. Jeżeli w dokumencie używasz grafik do oznaczania pewnych elementów (na przykład ikony telefonu do wskazywania numeru telefonu, rób to konsekwentnie w całym dokumencie.
  14. Jeżeli w dokumencie trzeba wprowadzić dane, na przykład formularzu wniosku, wyjaśnij jak należy wprowadzić te dane i w którym miejscu. Informacja powinna pojawić się przed miejscem na podanie danych, na przykład „Usuń podkreślenia za słowem PESEL i wpisz tam swój numer PESEL. Możesz go znaleźć na dowodzie osobistym. Składa się z 11 cyfr.”

Dobre praktyki

Wymienione poniżej dobre praktyki są wyborem subiektywnym, z którym nie trzeba się zgadzać. Wynikają z wytycznych WCAG na poziomie AAA, możliwości edytorów tekstu, badań nad czytelnością oraz doświadczeń życiowych. Wybierz z tego co zechcesz lub odrzuć wszystkie. Polemiki mile widziane w komentarzach.

  1. Krój czcionki – najlepiej używać krojów dobrze znanych, często używanych w dokumentach i na stronach internetowych. Niektóre rekomendacje wskazują na kroje bezszeryfowe, czyli na przykład Arial, Helvetica, Verdana, Lato.
  2. Unikaj czcionek ozdobnych, a szczególnie pisanek udających pismo ręczne. Ograniczaj do minimum kursywy, czyli czcionek pochylonych.
  3. Wielkość czcionki dla tekstu podstawowego powinna wynosić 12 punktów, a jeżeli to możliwe – 14 punktów
  4. Wyrównuj tekst do lewej strony. Co prawda prawy brzeg wygląda na postrzępiony, ale pomaga to ludziom z dysleksją i z niepełnosprawnością intelektualną. Wyłącz także dzielenie wyrazów.
  5. Zadbaj o odpowiednio duże odstępy między akapitami i wierszami tekstu.
  6. Używaj tabel do prezentowania danych, w tym przede wszystkim danych liczbowych. Unikaj tabel do układania tekstu w konkretnych miejscach. Czasem może to być jednak zasadne, więc kieruj się rozsądkiem.
  7. W tabelach unikaj łączenia komórek w wierszach i kolumnach. A przede wszystkim usuwaj puste wiersze i kolumny.
  8. Stosuj duży kontrast w grafikach prezentujących informacje. Uwzględniaj kontrast także w mapach i planach, chociaż są wyłączone spod przepisów ustawy.
  9. Wypełnij pola we właściwościach dokumentu, w tym imię i nazwisko autora, słowa kluczowe, temat i opis dokumentu. To ułatwi wyszukiwanie dokumentu.
  10. Pisz prostym językiem.
  11. Numeruj strony i dodawaj spis treści jeżeli tekst jest długi.
  12. Sprawdzaj dokument za pomocą inspektora dostępności i popraw wskazywane przez niego błędy.

Nie obiecuję, że to jest ostateczna wersja, zwłaszcza w obszarze formatowania tekstu. Jeżeli o czymś zapomniałem, to także poproszę o dodanie w komentarzu.

One thought on “WCAG i Word – dostępne dokumenty tekstowe

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *