W chaosie informacyjnym czasem trudno doszukać się sedna. Wciąż zdarza się, że dobre praktyki w tworzeniu dostępnych dokumentów bierze się za obowiązek, mit za dobrą praktykę, a obowiązkowe rzeczy są źle rozumiane. Dlatego przygotowałem ten tekst wskazujący, ja tworzyć dostępne dokumenty w edytorze tekstu w podziale na elementy obowiązkowe i dobre praktyki.
Założenia wstępne
Aby tekst nie stał się kolekcją warunków, wyłączeń i zastrzeżeń, to przyjmuję założenia początkowe, pasujące do przeważającej większości dokumentów wytwarzanych w urzędach. Założenia są następujące:
- Dokument nie zawiera filmów, animacji, nagrań dźwiękowych i innych tego typu elementów multimedialnych.
- Dokument powstaje w standardowy sposób, czyli w edytorze, a nie jest generowany z oprogramowania. Jeżeli jednak taki wygenerowany plik obrabiasz potem w edytorze, to już się nim zajmiemy.
- Dokument nie zawiera specjalnych kontrolek, na przykład kontrolek formularzy, obiektów osadzanych dynamicznie, skryptów itp.
Elementy obowiązkowe
- Wszystkie elementy graficzne posiadają alternatywę tekstową lub są oznaczone jako elementy dekoracyjne. Alternatywa musi być wystarczająca do przekazania informacji znajdującej się na grafice. Jeżeli taka informacja jest w tekście głównym, to alternatywa powinna tylko identyfikować grafikę.
- Tabele w tekście powinny być tworzone za pomocą narzędzi wbudowanych w edytor. Jeżeli ma to sens i jest technicznie możliwe – oznacz wiersz i kolumnę nagłówkową, zawierające odpowiednio etykiety dla kolumn i wierszy.
- Stosuj style dla konkretnych elementów tekstu, w tym w szczególności list numerowanych i wypunktowanych, cytatów, wyróżnień i nagłówków.
- Kolejność odczytu tekstu powinna być jasna i zaprogramowana. Dotyczy to dokumentów wielokolumnowych, z ramkami itp. Dokumenty jedno kolumnowe są najbardziej bezpieczne.
- Unikaj w tekście odniesień opartych o informacje wzrokowe, na przykład „zaznaczone na czerwono”, „w prawym górnym rogu”, „oznaczone pogrubioną czcionką”.
- Istotne informacje mogą być oznaczone kolorem, ale muszą także w inny sposób, by informacja dotarła do osób, które nie widzą kolorów. Najlepiej stosować pogrubienie.
- Minimalny kontrast między tłem i tekstem wynosi przynajmniej 4,5:1. Tekst nie może być umieszczany na grafice. Tło powinno być gładkie. Minimalny kontrast dla elementów graficznych zawierających informacje (wykresy, diagramy, infografiki) musi wynosić przynajmniej 3:1.
- Nigdy nie używaj obrazów tekstu zamiast tekstu. W szczególności nie wolno wstawiać skanów dokumentów, graficznych tabel itp.
- Umieść tytuł dokumentu we właściwościach dokumentu. Nadaj plikowi nazwę opisującą jego zawartość.
- Jeżeli w dokumencie znajdują się śródtytuły, powinny być oznaczane stylami jako nagłówki odpowiedniego poziomu.
- Dodawaj do osadzonych elementów (tabele, grafiki) ich nazwy za pomocą narzędzia wstawiania podpisu.
- Zdefiniuj język główny dokumentu, najczęściej będzie to język polski. Jeżeli w dokumencie są dłuższe fragmenty w innych językach, zdefiniuj dla nich ten język.
- Jeżeli w dokumencie używasz grafik do oznaczania pewnych elementów (na przykład ikony telefonu do wskazywania numeru telefonu, rób to konsekwentnie w całym dokumencie.
- Jeżeli w dokumencie trzeba wprowadzić dane, na przykład formularzu wniosku, wyjaśnij jak należy wprowadzić te dane i w którym miejscu. Informacja powinna pojawić się przed miejscem na podanie danych, na przykład „Usuń podkreślenia za słowem PESEL i wpisz tam swój numer PESEL. Możesz go znaleźć na dowodzie osobistym. Składa się z 11 cyfr.”
Dobre praktyki
Wymienione poniżej dobre praktyki są wyborem subiektywnym, z którym nie trzeba się zgadzać. Wynikają z wytycznych WCAG na poziomie AAA, możliwości edytorów tekstu, badań nad czytelnością oraz doświadczeń życiowych. Wybierz z tego co zechcesz lub odrzuć wszystkie. Polemiki mile widziane w komentarzach.
- Krój czcionki – najlepiej używać krojów dobrze znanych, często używanych w dokumentach i na stronach internetowych. Niektóre rekomendacje wskazują na kroje bezszeryfowe, czyli na przykład Arial, Helvetica, Verdana, Lato.
- Unikaj czcionek ozdobnych, a szczególnie pisanek udających pismo ręczne. Ograniczaj do minimum kursywy, czyli czcionek pochylonych.
- Wielkość czcionki dla tekstu podstawowego powinna wynosić 12 punktów, a jeżeli to możliwe – 14 punktów
- Wyrównuj tekst do lewej strony. Co prawda prawy brzeg wygląda na postrzępiony, ale pomaga to ludziom z dysleksją i z niepełnosprawnością intelektualną. Wyłącz także dzielenie wyrazów.
- Zadbaj o odpowiednio duże odstępy między akapitami i wierszami tekstu.
- Używaj tabel do prezentowania danych, w tym przede wszystkim danych liczbowych. Unikaj tabel do układania tekstu w konkretnych miejscach. Czasem może to być jednak zasadne, więc kieruj się rozsądkiem.
- W tabelach unikaj łączenia komórek w wierszach i kolumnach. A przede wszystkim usuwaj puste wiersze i kolumny.
- Stosuj duży kontrast w grafikach prezentujących informacje. Uwzględniaj kontrast także w mapach i planach, chociaż są wyłączone spod przepisów ustawy.
- Wypełnij pola we właściwościach dokumentu, w tym imię i nazwisko autora, słowa kluczowe, temat i opis dokumentu. To ułatwi wyszukiwanie dokumentu.
- Pisz prostym językiem.
- Numeruj strony i dodawaj spis treści jeżeli tekst jest długi.
- Sprawdzaj dokument za pomocą inspektora dostępności i popraw wskazywane przez niego błędy.
Nie obiecuję, że to jest ostateczna wersja, zwłaszcza w obszarze formatowania tekstu. Jeżeli o czymś zapomniałem, to także poproszę o dodanie w komentarzu.