Powerpoint jest najpopularniejszym narzędziem do przygotowywania prezentacji w postaci slajdów. Przygotowanie w nim dostępnej prezentacji wymaga zadbania o kilka rzeczy, chociaż mniej, niż się zdaje większości ludzi. Zakładam przy tym, że prezentacja nie jest skryptowana oraz że nie są w niej osadzone elementy zewnętrzne, na przykład webowe. Zakładam tworzenie prezentacji w sposób możliwie klasyczny. Jeżeli czegoś tu brakuje lub pojawią się wątpliwości, proszę pisać o tym w komentarzach. Postaram się uzupełnić te wskazówki.
- Wstawiane do prezentacji grafiki powinny być zaopatrzone w tekst alternatywny opisujący ich zawartość. Tekst alternatywny nie jest widoczny na slajdzie i jest dostępny tylko dla czytników ekranu używanych przez niewidomych użytkowników. Tekst alternatywny możesz dodać klikając prawym przyciskiem myszy na dodanej grafice i wybierając z rozwijanego menu “Formatuj obraz”, a następnie “Tekst alternatywny”. Tekst alternatywny wpisz w pole “Opis” i zachowaj.
- Dodając do prezentacji wykres pamiętaj, by postąpić z nim analogicznie, jak z grafiką. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaprojektowanym wykresie, wybierz opcję “Formatuj obszar wykresu”, a następnie przejdź do pozycji “Tekst alternatywny”. W pole “Opis” wpisz wszystkie dane niezbędne do przekazania.
- Filmy i animacje powinny być uzupełnione o audiodeskrypcję, czyli ścieżkę dźwiękową opisującą niewidomym użytkownikom to, co dzieje się na ekranie. Dotyczy to tylko filmów i animacji niosących treść, a nie ozdobników. Audiodeskrypcja nie jest potrzebna, gdy treść przekazywana jest głosem, jak podczas wywiadu, wykładu lub przemówienia. Audiodeskrypcję musisz przygotować w innym oprogramowaniu, ponieważ Powerpoint na to nie pozwala. Osadzenie pliku z audiodeskrypcją wymaga zdecydowania, czy chcesz by była ona oferowana wszystkim odbiorcom. Jeżeli nie, to daj użytkownikowi możliwość wybrania wersji z audiodeskrypcją lub bez niej.
- Nagrania zawierające wypowiedzi ludzi uzupełnij o zsynchronizowane napisy dla osób głuchych. Takie napisy powinny zawierać wszystkie wypowiedzi ludzi oraz istotne dźwięki. Dobrą praktyką jest dodawanie napisów nawet wtedy, gdy nie ma czego transkrybować. W takiej sytuacji napisy są tylko na początku filmu i zawierają informację w rodzaju “Ten film nie zawiera wypowiedzi”. Dzięki temu osoby głuche będą miały pewność, że żadna informacja im nie umyka.
- Unikaj informacji odnoszących się do koloru, kształtu, położenia w przestrzeni itp. pojęć dostępnych tylko wzrokowo. Na przykład opisując schemat nie pisz, że główny element jest w prawym górnym rogu lub że okrągły element oznacza jakieś zjawisko, a kwadratowy – jakieś inne.
- Kolr nie powinien być jedynym wyróżnikiem. dla ważnych treści. Jeżeli chcesz ważną informację wyróżnić, aby ją lepiej uwidocznić, pamiętaj o osobach nie rozróżniających kolorów. Takie treści – oprócz koloru – można wyróżnić także pogrubieniem czcionki lub w inny sposób.
- Minimalny kontrast dla tła i tekstu pownien wynosić przynajmniej 4,5:1. W praktyce wybieraj zestawy o wyraźnie różniących się jasnościach, przy czym dla części użytkowników korzystniejsze jest ciemne tło i jasne litery. W tle tekstu nie wstawiaj żadnych grafik. Tekst umieszczony na grafice utrudnia odczytanie i nie gwarantuje odpowiedniego kontrastu.
- Użytkownik powinien mieć możliwość zmiany rozmiaru tekstu na slajdach i dopasowanie go do własnych potrzeb. Warto jednak od razu użyć odpowiednio dużej czcionki, aby nie było potrzeby jej dodatkowo powiększać. Trudno jest podać konkretny rozmiar, ponieważ wielkość wyświetlana na ekranie i tak zależy przede wszystkim od wielkości wyświetlacza. Można jednak przyjąć, że domyślne ustawienia dla Powerpointa są wystarczające.
- Tam, gdzie to tylko możliwe, używaj jawnego tekstu, a nie jego obrazu. Pliki graficzne opracowane w programie do edycji obrazów zawierają obraz tekstu, który nie jest dostępny dla osób niewidomych. Takiego tekstu nie da się też łatwo powiększyć oraz zmienić kolorystyki.
- Badania czytelności pokazują, że użytkownicy najłatwiej odczytują tekst napisany czcionkami rozpowszechnionymi (dobrze znanymi), z preferencją dla czcionek bezszeryfowych. Warto zatem stosować czcionki w rodzaju Helvetica, Verdana, Arial itp. Należy unikać czcionek bardzo ozdobnych, pisanek, gotyckich i innych utrudniających czytanie.
- Automatyczne przechodzenie pomiędzy slajdami utrudnia odczytanie prezentacji osobom korzystającym z technologii asystujących. Osoby mające problem z czytaniem także mogą nie nadążać z odczytywaniem treści. Dlatego nie stosuj automatycznego zmieniania slajdów. Pozostaw użytkownikowi tempo, w jakim będzie korzystał z prezentacji.
- Unikaj treści, które migoczą, błyskają i szybko się zmieniają. Dotyczy to zwłaszcza elementów w kolorze czerwonym. Takie elementy mogą wywoływać ataki epilepsji (padaczki). Z tego samego powodu należy z umiarem korzystać z efektownych przejść pomiędzy slajdami.
- Dobrą praktyką jest nadawanie slajdom unikalnych tytułów. Jeżeli slajdy mają tytuły, to zawsze muszą być unikalne, by użytkownik wiedział, co znajduje się w treści oraz że już zmienił się slajd. W Powerpoint najlepiej korzystać z układu “Tytuł i treść”.
- Dla całej prezentacji prawidłowo ustaw język tekstu, na przykład język polski. Domyślnie jest on ustawiony prawidłowo, chociaż może być inaczej, gdy korzysta się z szablonów pobranych z innych źródeł. Jeżeli w prezentacji pojawi się fragment w innym języku, trzeba go oznaczyć poprawnym językiem. W tym celu należy zaznaczyć taki fragment i zaznaczyć odpowiedni język na pasku statusu w grupie Sprawdzanie pisowni.
- Dobrą praktyką jeststosowanie konsekwentnego formatu slajdów. Chodzi o to, by użytkownik mógł łatwo odnaleźć stałe elementy, na przykład numer slajdu, tytuł, datę. Warto też stosować stałą kolorystykę i czcionki.
- Zawsze sprawdź, czy prezentacja nie sprawia kłopotów podczas odczytywania jej czytnikiem ekranu, powiększania treści lupą systemową i przestawiając slajdy klawiaturą. Będziesz mieć pewność, że prezentacja jest dobrze przygotowana.