Opamiętajcie się i przestańcie używać formatu PDF bez potrzeby!

To będzie apel emocjonalny, wywołany frustracją codziennego kontaktu z publicznymi serwisami internetowymi. Publicznymi w sensie administracji publicznej, chociaż firmy komercyjne, a nawet organizacje pozarządowe też mają swoje za uszami. Apeluję: nie używajcie formatu PDF bez wyraźnej potrzeby. Przeważnie wystarczy zwykły dokument HTML.

Za przykład niechaj posłuży nam komunikat PFRON o weryfikacji odwołań w jednym z konkursów, gdzie opublikowano trzy pliki PDF. Lojalnie uprzedzono przy tym, że jest to ten format i zareklamowano firmę Adobe, jako jedyną oferującą czytnik tego formatu. Złośliwości na bok, a zajmijmy się analizą efektywności tego typu działań.

Po stronie redaktora trzeba było przygotować dokument, zawierający zwykłą tabelkę. Potem trzeba było użyć jakiegoś narzędzia do konwersji, które przetworzyło ten dokument na format PDF. Potem trzeba było podłączyć ten plik do komunikatu liczącego jeden akapit, z którego połowę stanowiła metryczka prawna. Pliki trzeba było stosownie opisać i być może wykonać pewne dodatkowe czynności w CMS, o których nie wiem. Po mojej stronie trzeba było kliknąć w trzy linki, potem wybrać, czy plik otwieram, czy zapisuję, potem otworzyć folder z zapisanymi plikami, znowu kliknąć na plik i otworzyć go w zalecanym czytniku PDF, który nawet na moim rocznym laptopie otwiera się dobrych kilka sekund. Potem mozolne przeglądanie danych, zamknięcie i jeszcze dwukrotne wykonanie tej samej czynności. A format PDF wcale nie jest wygodny dla osoby niewidomej, nawet jeżeli jest przypadkiem dostępny. Dlatego stawiam pytanie – po co to robicie ludzie? I żeby było jasne – robią to niemal wszystkie urzędy!

Trochę się podowiadywałem i uzyskałem odpowiedzi, które mnie nie zaskoczyly, a jedynie potwierdziły niewiedzę oraz pewien bezwład myślenia. Mianowicie są następujące powody do używania formatu PDF:

  1. Plik zachowuje dokładnie taki sam wygląd, niezależnie od użytej platformy.
  2. Formatu PDF nie może zmodyfikować użytkownik.
  3. Pliki PDF wyglądają jak dokumenty papierowe.

To bardzo niedobrze, że plik zachowuje ten sam wygląd

To prawda, że pliki PDF wyświetlają się tak samo na każdej platformie, ale to wcale nie jest zaleta, ale wada. Historycznie PDF powstał do tworzenia plików do wydruku i wtedy ta cecha była cenna i pożądana. I nadal jest tak, że pliki zawierające staranny skład, ciekawą typografię, a przede wszystkim te przeznaczone do wydruku, a nie do czytania na ekranie, powinny być zapisywane w takim formacie, który to formatowanie zachowa. Jednak to są nieliczne wyjątki, a stosowanie formatu PDF na codzień powoduje różnego rodzaju komplikacje związane z dostępnością. I mam tu na myśli szeroką dostępność.

PDF jest formatem sztywnym, a to sprawia, że użytkownik nie może zbytnio ingerować w wielkość i krój czcionek, kolorystykę tła i tekstu, a przede wszystkim – tekst jest na sztywno podzielony na linie. To sprawia, że osoby słabowidzące mają kłopot z dostosowaniem pliku do własnych możliwości, a użytkownicy czytników e-booków po prostu z czytaniem. Tekst nie mieści się na ekranie, a jeżeli się mieści, to tekst jest zbyt mały, by go komfortowo czytać.

Pliki PDF można edytować i co z tego?

Pliki w formacie PDF można edytować i są to szeroko dostępne narzędzia. Ten mit bierze się stąd, że domyślnym programem do otwierania plików PDF jest zalecana przeglądarka, która nie ma opcji edycyjnych. Z kolei domyślnym programem do otwierania plików DOC jest MS Word, który ma opcje edycyjne. Powstaje zatem wrażenie, że pierwszy z formatów nie poddaje się edycji, a drugi tak. Prawda jest taka, że oba można edytować i oba można przed edycją zablokować. Dziwi mnie jednak to, że nikt nie zastanawia się nad edycją plików HTML wyświetlanych w przeglądarce.

Aspekt techniczny to jedno, a aspekt psychologiczny to drugie. Dlaczego bowiem urzędnik uważa, że użytkownik nie powinien edytować pliku publikowanego na stronie urzędu? Przecież zmiany dokonane na kopii lokalnej mają się nijak do tej wersji wiszącej na stronie internetowej. Wydaje się, że to po prostu potrzeba zabronienia czegoś obywatelowi, niezależnie od sensowności tego zakazu. Innego powodu nie potrafię znaleźć.

Elektroniczny papier urzędowy z pieczątką

To jest kolejny problem związany z psychologią, a nie techniką. Plik PDF wygląda, a przynajmniej może wyglądać, jak druk urzędowy. Przy odrobinie pracy można tam wkleić skan pieczątki i podpisu szefa. To naprawdę wygląda o wiele dostojniej, a przecież urząd ma swoją rangę. Ja już nie będę się naigrawał ze stosowania odręcznego podpisu w dokumentach elektronicznych, ale chcę zwrócić uwagę na niebezpieczeństwo możliwości podrobienia takiego publicznie dostępnego podpisu na czeku lub umowie kredytowej. To “wyglądanie na papier” jest też przekleństwem dla dostępności. Przeciętny urzędnik nie odróżni dokumentu przygotowanego w sposób dostępny od zwykłego skanu, który można uzyskać bardzo łatwo i bez wysiłku. W takie opcje wyposażone są nawet zwykłe skanery i kopiarki, nie wspominając o zaawansowanych aplikacjach do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.

Format PDF u swojego powstania miał za zadanie przenosić wygląd dokumentów. HTML z kolei miał przenosić informację, w tym przede wszystkim tekst. Z biegiem czasu obie technologie zbliżają się do dostępnej informacji o prawidłowym i konkretnym wyglądzie. Jednak bagaż historyczny trudno jest odrzucić i za PDF ciągnie się ten priorytet wyglądu, do którego otagowana informacja jest jedynie dodatkiem. Nie bez powodu HTML stał się podstawą dla formatów książek elektronicznych DAISY, EPUB i innych, a PDF wychodzi z użycia. Nawet ten tagowany, oferowany w MS Word 2010 i Libre Office. Stał się pewnego rodzaju artefaktem internetowym, podobnie jak Flash i mam nadzieję, że podobnie jak Flash za jakiś czas wyginie. A teraz gorąco namawiam, by zanim się kliknie w przycisk “eksportuj do PDF” przemyśleć, czy to jest najlepszy możliwy format wynikowy.