Opamiętajcie się i przestańcie używać formatu PDF bez potrzeby!

To będzie apel emocjonalny, wywołany frustracją codziennego kontaktu z publicznymi serwisami internetowymi. Publicznymi w sensie administracji publicznej, chociaż firmy komercyjne, a nawet organizacje pozarządowe też mają swoje za uszami. Apeluję: nie używajcie formatu PDF bez wyraźnej potrzeby. Przeważnie wystarczy zwykły dokument HTML.

Za przykład niechaj posłuży nam komunikat PFRON o weryfikacji odwołań w jednym z konkursów, gdzie opublikowano trzy pliki PDF. Lojalnie uprzedzono przy tym, że jest to ten format i zareklamowano firmę Adobe, jako jedyną oferującą czytnik tego formatu. Złośliwości na bok, a zajmijmy się analizą efektywności tego typu działań.

Po stronie redaktora trzeba było przygotować dokument, zawierający zwykłą tabelkę. Potem trzeba było użyć jakiegoś narzędzia do konwersji, które przetworzyło ten dokument na format PDF. Potem trzeba było podłączyć ten plik do komunikatu liczącego jeden akapit, z którego połowę stanowiła metryczka prawna. Pliki trzeba było stosownie opisać i być może wykonać pewne dodatkowe czynności w CMS, o których nie wiem. Po mojej stronie trzeba było kliknąć w trzy linki, potem wybrać, czy plik otwieram, czy zapisuję, potem otworzyć folder z zapisanymi plikami, znowu kliknąć na plik i otworzyć go w zalecanym czytniku PDF, który nawet na moim rocznym laptopie otwiera się dobrych kilka sekund. Potem mozolne przeglądanie danych, zamknięcie i jeszcze dwukrotne wykonanie tej samej czynności. A format PDF wcale nie jest wygodny dla osoby niewidomej, nawet jeżeli jest przypadkiem dostępny. Dlatego stawiam pytanie – po co to robicie ludzie? I żeby było jasne – robią to niemal wszystkie urzędy!

Trochę się podowiadywałem i uzyskałem odpowiedzi, które mnie nie zaskoczyly, a jedynie potwierdziły niewiedzę oraz pewien bezwład myślenia. Mianowicie są następujące powody do używania formatu PDF:

  1. Plik zachowuje dokładnie taki sam wygląd, niezależnie od użytej platformy.
  2. Formatu PDF nie może zmodyfikować użytkownik.
  3. Pliki PDF wyglądają jak dokumenty papierowe.

To bardzo niedobrze, że plik zachowuje ten sam wygląd

To prawda, że pliki PDF wyświetlają się tak samo na każdej platformie, ale to wcale nie jest zaleta, ale wada. Historycznie PDF powstał do tworzenia plików do wydruku i wtedy ta cecha była cenna i pożądana. I nadal jest tak, że pliki zawierające staranny skład, ciekawą typografię, a przede wszystkim te przeznaczone do wydruku, a nie do czytania na ekranie, powinny być zapisywane w takim formacie, który to formatowanie zachowa. Jednak to są nieliczne wyjątki, a stosowanie formatu PDF na codzień powoduje różnego rodzaju komplikacje związane z dostępnością. I mam tu na myśli szeroką dostępność.

PDF jest formatem sztywnym, a to sprawia, że użytkownik nie może zbytnio ingerować w wielkość i krój czcionek, kolorystykę tła i tekstu, a przede wszystkim – tekst jest na sztywno podzielony na linie. To sprawia, że osoby słabowidzące mają kłopot z dostosowaniem pliku do własnych możliwości, a użytkownicy czytników e-booków po prostu z czytaniem. Tekst nie mieści się na ekranie, a jeżeli się mieści, to tekst jest zbyt mały, by go komfortowo czytać.

Pliki PDF można edytować i co z tego?

Pliki w formacie PDF można edytować i są to szeroko dostępne narzędzia. Ten mit bierze się stąd, że domyślnym programem do otwierania plików PDF jest zalecana przeglądarka, która nie ma opcji edycyjnych. Z kolei domyślnym programem do otwierania plików DOC jest MS Word, który ma opcje edycyjne. Powstaje zatem wrażenie, że pierwszy z formatów nie poddaje się edycji, a drugi tak. Prawda jest taka, że oba można edytować i oba można przed edycją zablokować. Dziwi mnie jednak to, że nikt nie zastanawia się nad edycją plików HTML wyświetlanych w przeglądarce.

Aspekt techniczny to jedno, a aspekt psychologiczny to drugie. Dlaczego bowiem urzędnik uważa, że użytkownik nie powinien edytować pliku publikowanego na stronie urzędu? Przecież zmiany dokonane na kopii lokalnej mają się nijak do tej wersji wiszącej na stronie internetowej. Wydaje się, że to po prostu potrzeba zabronienia czegoś obywatelowi, niezależnie od sensowności tego zakazu. Innego powodu nie potrafię znaleźć.

Elektroniczny papier urzędowy z pieczątką

To jest kolejny problem związany z psychologią, a nie techniką. Plik PDF wygląda, a przynajmniej może wyglądać, jak druk urzędowy. Przy odrobinie pracy można tam wkleić skan pieczątki i podpisu szefa. To naprawdę wygląda o wiele dostojniej, a przecież urząd ma swoją rangę. Ja już nie będę się naigrawał ze stosowania odręcznego podpisu w dokumentach elektronicznych, ale chcę zwrócić uwagę na niebezpieczeństwo możliwości podrobienia takiego publicznie dostępnego podpisu na czeku lub umowie kredytowej. To „wyglądanie na papier” jest też przekleństwem dla dostępności. Przeciętny urzędnik nie odróżni dokumentu przygotowanego w sposób dostępny od zwykłego skanu, który można uzyskać bardzo łatwo i bez wysiłku. W takie opcje wyposażone są nawet zwykłe skanery i kopiarki, nie wspominając o zaawansowanych aplikacjach do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.

Format PDF u swojego powstania miał za zadanie przenosić wygląd dokumentów. HTML z kolei miał przenosić informację, w tym przede wszystkim tekst. Z biegiem czasu obie technologie zbliżają się do dostępnej informacji o prawidłowym i konkretnym wyglądzie. Jednak bagaż historyczny trudno jest odrzucić i za PDF ciągnie się ten priorytet wyglądu, do którego otagowana informacja jest jedynie dodatkiem. Nie bez powodu HTML stał się podstawą dla formatów książek elektronicznych DAISY, EPUB i innych, a PDF wychodzi z użycia. Nawet ten tagowany, oferowany w MS Word 2010 i Libre Office. Stał się pewnego rodzaju artefaktem internetowym, podobnie jak Flash i mam nadzieję, że podobnie jak Flash za jakiś czas wyginie. A teraz gorąco namawiam, by zanim się kliknie w przycisk „eksportuj do PDF” przemyśleć, czy to jest najlepszy możliwy format wynikowy.

8 myśli na temat “Opamiętajcie się i przestańcie używać formatu PDF bez potrzeby!

  1. Bardzo ciekawe spostrzeżenia, z którymi nie sposób się nie zgodzić. Sam pracuję w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego, często publikuję różne komunikaty na podmiotowych stronach biuletynu informacji publicznej lub na stronie internetowej urzędu. Bardzo chciałbym, by wszelkie publikowane przez nas treści były bardziej dostępne, a strony spełniały wszelkie standardy. Niestety tego ideału nie sposób w praktyce zrealizować. Większość osób pracujących w urzędach nie ma pojęcia o czymś takim jak standardy, dostępność, a czytelność nie wiele ich interesuje. Każda uchwała, zarządzenie, postanowienie wychodzące spod ręki tej samej osoby wygląda inaczej. Pracuje się pod ogromną presją czasu, więszkość osób preferuje publikację treści w postaci zwykłych skanów (obrazów) zamkniętych w PDF, nie wiedząc nawet, że istnieją algorytmy rozpoznawania tekstu. Jedna (zazwyczaj) osoba zatrudniona jako redaktor nie jest w stanie wymóc takich standardów na innych lub też odpowiednio poprawić/zredagować przekazywanych materiałów. Systemy CMS do publikacji treści w BIP i na stronach internetowych to zazwyczaj przestarzałe, kupione nod małych firm na indywidualnych, zamkniętych licencjach. Możliwości mają znikome (swoje artykuły piszę w całości w HTML, ponieważ nie mogę liczyć na sprawnie działający edytor, który nie zapaskudzi kodu milionem zbędnych linijek kodu), a wszelkie błędy i niedoróbki nie są zazwyczaj z nich usuwane (niemożliwością jest zmusić operatora do wprowadzenia sugestii – standardowa wymówka to założenie, że zmiany zostaną wprowadzone dla większej liczby podmiotów przy okazji najbliższej aktualizacji, która nigdy nie następuje). Nie muszę dodawać, że nie mamy dostępu do jakikolwiek arkuszy stylów. CMS do BIP (który w naszym przypadku to desktopowa aplikacja) nawet nie rozpoznaje tagów HTMLa w niektórych (opisowych) polach artykułu. Aby to zmienić do instytucji publicznych musiałyby zostać jednorazowo zatrudnione rzesze młodych pracowników (warunek konieczny, ale nie wystarczający), ze świadomością podniesionych wyżej problemów i zagadnień. Na co oczywiście nie ma szans, bo też praca w urzędzie nie jest tak atrakcyjna, jak się może na pierwszy rzut oka wydawać.
    Pozdrawiam

    Polubienie

  2. Trudno się nie zgodzić z przytoczonymi argumentami, jednak obiło mi się o uszy, że PDF wykorzystuje się głównie ze względu na standardy w archiwizowaniu dokumentów. Ma on zapewnić trwałość struktury dokumentu i możliwość korzystania z niego, niezależnie od tego jak szybko rozwijać się będzie technologia. Na chwilę obecną nie słyszałam o innych formatach, które zapewniałyby, że za kilka lat nadal będę mogła otworzyć dokument bez przeszukiwania sieci w celu znalezienia jakiegoś starego programu otwierającego dokument i jeszcze działającego z moim najnowszym oprogramowaniem komputera.
    Osobiście korzystam z PDFów bardzo często ze względu na awarię domowej drukarki i pewność, że to co chce wydrukować nie rozjedzie mi się przy próbie wydruku w punkcie Ksero. Rozumiem jednak zażenowanie tym formatem chociaż by ze względu na posiadanego Kindle. Amazon wprowadził możliwość zmiany układu strony na poziomy co nieco ułatwiło czytanie PDFa, ale i tak jest on strasznie irytujący.
    Niepokojący jest także monopol firmy Adobe Systems w tym (i nie tylko) przypadku.

    Polubienie

  3. Witam,

    z ciekawością przeczytałem artykuł dotyczący formatu PDF. Z częścią argumentów mogę się zgodzić, aczkolwiek na pewno nie moge się zgodzić z przedstawionym wnioskiem, jakoby format PDF nie powinien być stosowany.
    Uczestniczę w kilku projektach (w przeszłości też kilka dużych projektów miałem). W większości przypadków pracujemy nad dokumentami w formacie odt/doc. Natomiast nie wszyscy pracownicy dają się namówić do korzystania z mechanizmu kontroli wersji (np. ten wbudowany w Open/LibreOffice). Rozwiązaniem kontroli wersji i archiwizowania jest właśnie format PDF. Tutaj nie ma problemu – ten dokument będzie zawsze taki, jaki być powinien i mam pewność, że widzę dokładnie to, co było w zamyśle autora.

    Kolejnym argumentem za używaniem formatu PDF jest możliwość przygotowania do druku. W zasadzie nie muszę tego argumentu bronić, broni się sam.

    Ostatni argument, przemawiający za formatem PDF, jest przesyłanie dokumentów (jako do odczytu) do partnerów projektu. Jeżeli nie chcę, aby ktokolwiek ingerował w dokument, wysyłam go w formacie PDF. Dzięku temu mogę zapewnić:
    – możliwość otworzenia dokumentu przez wszystkich (nie ma potrzeby posiadania pakietu biurowego, dobra obsługa formatu na wszystkich platformach systemowych)
    – ogarniczenie wielkości plików (oczywiście wymaga to odpowiedniego ustawienia stopnia kompresji grafik w dokmencie)
    – profesjonalne podejście do partnera (wersja edytowalna, wysyłana tylko do przeczytania, nie jest reprezentacyjna i profesjonalna tylko ze względu na to, że jest edytowalna. Wersja pdf trochę zbliża się do wersji papierowej.)

    Pozdrawiam

    Polubienie

  4. Odnosząc się do zastrzeżeń:
    1. Zgadzam się z tezą, że PDF jest formatem odpowiednim do przygotowania do wydruku i to napisałem też w tekście. Jednak bardzo nieliczne dokumenty są przygotowywane do tego celu, a zatem jest to format nadużywany.
    2. Nikt nikomu nie da pewności, że za 5 lub 10 lat format PDF będzie nadal standardem. Sięgając wstecz pamięcią przypominam sobie format Envoy, który z PDF mocno konkurował i był pod wieloma względami lepszy. I kto dzisiaj o nim pamięta. A edytory w rodzaju WordPerfect czyw Polsce TAG i QRText, które były traktowane jak standard przemysłowy odeszły w niepamięć, a pozostały po nich trudno przetwarzalne pliki. W informatyce nic nie jest dane na zawsze, a horyzont czasowy jest wyjątkowo krótki. Natomiast faktycznie – do celów archiwalnych PDF nadaje się dobrze, chociaż inni zalecają DJVU.
    3. Problem z wersjonowaniem i blokowaniem możliwości zmian jest – moim zdaniem – pozorny. Inne formaty także można zablokować i to równie skutecznie przed zmianami, a wersjonowania w PDF wprost nie ma i trzeba stosować specjalistyczne narzędzia. Dokument można zablokować zarówno w MS Word, jak i w Libre Office.
    4. Możliwość otwierania plików bez konieczności posiadania pakietu biurowego jest jedynym argumentem, który jakoś do mnie przemawia. Są oczywiście i na to sposoby, jak Google Docs, ale wymagają pewnej wiedzy.Są przeglądarki plików MS Word, Excel i Powerpoint, ale nie są domyślnie instalowane nawet w systemach Windows. A Acrobat reader jest obecny niemal wszędzie na preinstalowanych komputerach.
    5. Uwagi o tym, że „Nie każdy tekst w formacie HTML, PDF czy ODT do dokument.” nie rozumiem. Moim zdaniem każdy, ale autor był na tyle skąpy w komentarz, że trudno go zrozumieć.

    Polubienie

  5. Wędrując po sieci, w związku z tą sprawą natknęłam się na opis standardów formatu PDF. http://bit.ly/18zWEe4 Ciekawym rozwiązaniem jest fakt, że PDF/A nie potrzebuje innych programów do wyświetlenia tego co zawiera. W przygotowaniu jest też standard PDF/UA, który ma być przyjazny dla niewidomych i niedowidzących.

    Polubienie

  6. Rzeczywiście – trafne spostrzeżenia. Mnie również irytuje mocno fakt, że większość nadal nie potrafi odpowiednio korzystać z PDF, nie wspominając o jego nadużyciu w każdych sytuacjach. Przesyłanie wszystkim dokumentów za pomocą PDF jest co najmniej bezsensowne i głupie. Niejednokrotnie spotkałem się z przypadkiem kiedy osoba z pracy nie potrafiła sobie poradzić z tym plikiem.
    Pozdrawiam / http://drukarnia.like08.pl/produkty/druk-ulotek-wroclaw/

    Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Ta witryna wykorzystuje usługę Akismet aby zredukować ilość spamu. Dowiedz się w jaki sposób dane w twoich komentarzach są przetwarzane.